Palju õnne, oled registreerinud enda ettevõtte!
Kui see on sinu esimene, siis on sul kindlasti eriti uhke tunne. Ma mäletan, kui asutasin enda esimese firma. Olin nii põnevil, sest see oli minu jaoks väga tähtis samm.
Alustava ettevõtjana keerles mu peas korraga nii palju küsimusi: registreerimine, alustustasud, raamatupidamine, maksud, tulude ja kulude arvestus, teenuse hinna kujundamine jne. Kogu aeg oli hirm, et äkki ma teen midagi valesti. Kas tunned end ära?
Kõigepealt tahan öelda, et sa ei pea kõike teadma. Lihtsalt oluline on teha esimesed õiged sammud.
Selles postituses annan sulle selge tegevusplaani, kuidas esimene kuu ettevõtjana rahulikult ja kindlalt läbida.
Esimene samm: eralda ettevõtte tulu isiklikust sissetulekust
Ava ettevõttele eraldi arvelduskonto
Üks põhjus, miks mina ettevõtte asutasin, oli see, et hobi- ja isiklik raha olid segamini. Mul puudus kord ja arusaamine, mis on isiklik raha ja milline teenusest saadud tulu. Sama oli kuludega. Soovisin, et saaksin ettevõttte arendamiseks kulutada vaid seda osa, mis teenusest tuleb.
Seepärast on üks esimesi ja kõige olulisemaid samme luua eraldi arvelduskonto. Selleks võib olla ettevõtluskonto või ettevõtte nimel avatud arvelduskonto pangas. Tänapäeval on konto avamine internetipangas kiire ja lihtne.
Eraldi konto aitab hoida rahaasjad läbipaistvad ning muudab raamatupidamise kordades lihtsamaks.
Teine samm: loo lihtne süsteem dokumentide kogumiseks
Tänapäeval liiguvad enamik arveid ja dokumente meili teel. Neid ei pea enam välja printima ega paberkaustades hoidma. Piisab, kui sul on pilves üks selge digikaust, kuhu kõik dokumendid talletad.
Kuldreegel, mida iga alustav ettevõtja, olenemata äri suurusest, peaks meeles pidama, on iseenesest lihtne: kõiki raamatupidamisdokumente tuleb alles hoida seitse aastat. Siia alla kuuluvad kõik ettevõtte kulusid ja tulusid tõestavad dokumendid ning lepingud.
Loo endale kohe alguses harjumus, iga kuludokument kohe talletada. Kui iga dokument on süsteemselt hoitud, siis on raamatupidamine lihtne ja probleemideta.
Kolmas samm: arvete esitamine
Esimese müügiarve esitamine on alustava ettevõtja jaoks oluline verstapost. See tähendab, et esimene teenus on osutatud, toode müüdud ning äri ametlikult käima läinud. Arvet koostades tuleb aga järgida reegleid, sest tegemist on raamatupidamise ja maksuarvestuse jaoks olulise dokumendiga.
Müügiarvet võib koostada mõnes raamatupidamistarkvaras või spetsiaalsete teenusepakkujate ja platvormide abil. Kuid seda võib koostada ka käsitsi. Sellisel juhul peab veenduma, et arve sisaldaks kohustuslikku infot.
Mida peab arve sisaldama?
-
Kordumatu arve number
-
Arve väljastamise kuupäev
-
Sinu ettevõtte andmed
-
Kliendi andmed
-
müüdud kauba või teenuse kirjeldus
-
kogus või maht ja ühikuhind
-
vajadusel käibemaksumäär ja -summa
-
kogusummad eraldi käibemaksuta ja käibemaksuga
Arvete säilitamine
Kui pärast poest tulekut lendavad tšekid enamasti prügikasti, siis ettevõtjana tuleks hoolikalt mõelda enne, kui ühestki paberist loobud või e-kirja kustutad. Sellest oli juba eelnevalt juttu, kuid kordan siiski! Raamatupidamisdokumente tuleb hoida alles seitse aastat.
Digitaalselt saabunud või esitatud arveid võib säilitada digitaalselt. Paberarveid tuleb samuti säilitada. Selleks sobib, kui neid hoida korrastatult mappides või sisse skaneeritult, nii võib neid hoida ka digitaalselt.
-
Oluline on, et neid on vajaduse korral kerge leida ja need on arusaadavalt süstematiseeritud. Samuti tuleb arvestada, et neid peab olema võimalik kirjalikult taasesitada. See tähendab, et neid peab saama printida või elektrooniliselt esitada. Selleks, et andmed kaduma ei läheks, on mõistlik teha regulaarseid varukoopiaid, näiteks välisele kõvakettale või nn pilve.
Dokumente on vaja säilitada selleks, et ettevõtja saaks vajaduse korral tõestada, miks ja milleks ta ettevõtte raha kulutas ning kuidas ja millal ettevõttesse raha juurde tuli. Seda kõike vaadatakse maksuarvestusel, mida kontrollib Maksu- ja Tolliamet.
Neljas samm: alustav ettevõtja ja kulud
Mida tohib ettevõttesse panna?
Seos ettevõtlusega on võtmeküsimus. Pea meeles, et kõik kulud ja kulutused, mis teed, peavad olema ettevõtlusega seotud ja kõigi kohta peab olema alusdokument (arve, leping vms). Ettevõtlusega seotud kulud võivad olla otsese põhitegevusega seotud või kaudsed kulud. Põhitegevusega seotud kulud on näiteks kõik toodete või teenuste valmistamise või osutamisega seotud kulud (materjal, sisseostetud teenused, alltöövõtt, masinad ja seadmed jne). Samuti võib kuludesse kanda kõik, mis on vajalikud ettevõtte juhtimiseks, toimimiseks, müügi-ja turundustegevusteks.
Tüüpilised alustava ettevõtja kulud on näiteks:
-
-
töövahendid
-
tarkvara
-
koolitused
-
kodukontori kulud
-
Ettevõtlusega mitteseotud kulud on väljaminekud, mis ei teeni ettevõtte tulu ega ole vajalikud selle põhitegevuseks, ning need maksustatakse Eestis tulumaksuga. Nendeks võivad näiteks olla isiklikuks tarbeks soetatud tarbeesemed; trahvid ja viivised; meelelahutus, mis ei teeni ärilist eesmärki.
Oluline on, et kuludokument oleks olemas. Vastava dokumendi puudumisel peab summa deklareerima kui ettevõtlusega mitteseotud kuluna ning sellelt tuleb tasuda tulumaks.
Viies samm: loo endale igakuine rutiin
Väike nipp alustavale ettevõtjale – soovituslik rahaasjade päev.
-
Võta kord kuus aeg ja vaata üle esitatud arved ja arvete laekumised.
-
Vaata üle kuludokumendid ning arhiveeri need vastavalt enda süsteemile.
-
Kontrolli pangaväljavõtet, et kõik kulud ja tulud oleks raamatupidamises olemas.
-
Vajadusel deklareeri maksud.
Kui hoiad igakuiselt rahaasjadel silma peal, siis on tunduvalt lihtsam esitada majandusaastaaruannet või teha toetuse- või laenutaotlusi.
Kokkuvõtteks
Alustav ettevõte ei pea kohe olema kõigega kursis, kõike korraga ei saagi teada. Mõni oskus ja teadmine tuleb läbi kogemuste. Oluline on, et lood endale kohe alguses selge struktuuri – eraldad ettevõtte raha isiklikust, hoiad dokumendid korrastatult, esitad arved korrektselt, teed teadlikke kulutusi ning kujundad igakuise rahaasjade rutiini.
Kui need viis sammu on paigas, väheneb ebakindlus märgatavalt. Sul tekib ülevaade, kindlus ja kontroll oma ettevõtte finantside üle. See omakorda loob tugeva aluse kasvuks – olgu selleks uued kliendid, investeeringud või lihtsalt rahulikum uni.
Ettevõtlus ei pea olema kaootiline ega hirmutav. Läbimõeldud süsteemid ja järjepidevus aitavad sul keskenduda sellele, mis on päriselt oluline – oma teenuse arendamisele ja klientide toetamisele.
Kui soovid, et sinu ettevõtte rahaasjad oleks algusest peale selged ja korrektsed, siis ära jäta seda juhuse hooleks.
Aitan sul raamatupidamise sisse seada – broneeri konsultatsioon.